Kontrola jakości dokumentacji projektowej

Czym JEST jakość dokumentacji?

Prowadzenie dokładnego monitoringu jakości daje przedsiębiorstwu pewność, że dostarcza ono na rynek towary i usługi satysfakcjonujące odbiorców. Nie jest to jednak jedyna korzyść. W ten sposób niwelowane jest także ryzyko wystąpienia pojedynczych wadliwych produktów, jak i całych ich partii. Dzięki temu można uniknąć strat związanych z koniecznością wycofania ich z rynku i dostarczeniem nowych wyrobów na ich miejsce. Dokładna weryfikacja jakości minimalizuje też liczbę przestojów linii produkcyjnych.

Jakość produktów i usług poddawana jest subiektywnym ocenom. Co ważne, klient zwróci na nią uwagę głównie wtedy, gdy będzie ona niska. Wówczas wspomni o tym na pewno podczas finalizacji zamówienia. Nie sposób określić jakości produktu poprzez pomiary ilościowe. Różne jest też jej pojmowanie przez poszczególnych uczestników całego procesu. Każdy projekt jest niepowtarzalny, odmienny od poprzednich, przez co trudne staje się ustalenie jednolitych kryteriów oceny. W miarę postępu prac konieczne jest opracowanie listy wymagań, które następnie staną się specyfikacją. Dzięki niej jakość staje się bardziej mierzalna. Jakość dokumentacji powinna być wcześniej określona – najlepiej przy udziale klienta. Tylko wtedy otrzyma on towar spełniający jego oczekiwania.

Przydatność użytkowa pierwszym krokiem ku kontroli jakości

W zarządzaniu jakością najważniejsze jest zrozumienie jej wartości dla całego projektu. Amerykański teoretyk Joseph M. Juran pokusił się o zdefiniowanie pojęcia „przydatności użytkowej”, nazwanej później także „przydatnością celu”. W definicji tej badacz wyróżnił dwa komponenty jakości: cechy zaspokajające potrzeby klientów oraz „wolność od niepowodzeń”. Kontrola jakości na etapie sporządzanej dokumentacji nie ma na celu natychmiastowego dostarczania odbiorcom ulepszonych produktów, a raczej ulepszenie ich specyfikacji. Uzupełnianie dokumentacji o dodatkowe, kapitałochłonne funkcje ma nikłą wartość dla użytkownika końcowego. Pracochłonność, o której i tak nie będzie on mieć pojęcia, nie zostanie zauważona ani doceniona. Wysoka jakość dokumentacji wynika przede wszystkim z zawarcia w niej zbioru najważniejszych cech danego produktu, standardów, które określają dotyczące go wymagania.

Kontrola jakości powinna opierać się na dopilnowaniu, by spełnione były wszystkie wymagania ujęte w dokumentacji – jeśli tak się nie stanie, nie będą dotrzymane zobowiązania dotyczące kontraktu. Warto także pamiętać, że aby zachęcić klienta do dalszej współpracy, dobrze jest nie tylko spełnić, ale przewyższyć jego oczekiwania. Dostarczenie produktu końcowego o wyższej jakości sprawi, że klient będzie zadowolony. Nie można jednak przesadzać, aby nie zignorować wcześniej ustalonych założeń.

Jakość dokumentacji ma też wiele wspólnego z podaniem dokładnych terminów realizacji. Terminy końcowe powinny zostać wyznaczone dla każdego z etapów procesu produkcji. Dokumentacja musi uwzględniać też okres przeznaczony na zapobieganie wadom produktów. Zadaniem samej kontroli jakości jest z kolei przyjrzenie się gotowym produktom oraz identyfikowanie i poprawianie ich wad. Zrozumienie potrzeb klienta finansującego projekt jest najistotniejsze. Nie można jednak zapominać o innych stronach będących częścią procesu.

Już na etapie tworzenia dokumentacji powinno się uwzględnić każdego użytkownika końcowego – również tych potencjalnych w niedalekiej przyszłości. Kontrola jakości powinna skupiać się na konkretnych wymaganiach klientów oraz na potwierdzeniu zgodności z przepisami. Potrzeby klientów są nieraz trudne do określenia. Często stają się oczywiste dopiero na późniejszych etapach realizacji projektu, a nawet po jego zakończeniu.

Jakość nie jest dodatkowym kosztem!

Wiele osób jest zdania, że kontrola jakości to nieprzewidziane, dodatkowe koszta w realizacji projektu. Nic bardziej mylnego! To kluczowa część procesu, na którą trzeba zwrócić uwagę już na samym początku. Stała kontrola jakości dokumentacji, jak i samego produktu, jest jedynym sposobem na uniknięcie niespodziewanych kosztów związanych z usuwaniem wad lub wycofywaniem produktów, a tym samym na zaoszczędzenie pieniędzy. Oszczędności są możliwe, jeśli koszt kontroli jakości zostanie uwzględniony już na etapie sporządzania umowy. Niezwracanie uwagi na defekty aż do momentu wydania produktu odbiorcy może okazać się bardzo kosztowne. Co więcej, ucierpieć może nie tylko budżet firmy, ale także jej reputacja. Brak kontroli jakości prowadzi często do nieodwracalnej utraty klienta.

Kontrola jakości oparta na licznych testach pozwoli na to, aby o ewentualnych wadach produktu nie dowiedział się użytkownik końcowy. W tej sytuacji jedynym dodatkowym kosztem są prace dotyczące naprawy defektów, a więc ulepszania wytwarzanego produktu. Wysoka jakość dokumentacji,wynikająca ze stworzonych z wyprzedzeniem szczegółowych planów realizacji, sprawi, że na późniejszym etapie wymagana będzie minimalna ilość dodatkowej pracy i środków finansowych. Często stosuje się tzw. zasadę 1:10:100, według której każdy 1 PLN przeznaczony na utrzymanie wysokiej jakości dokumentacji i opracowanie koncepcji projektu będzie równy 10 PLN wydanym na prace w fazie wdrożenia oraz 100 PLN przeznaczonym na dodatkowe testy i kontrole. Przekazanie niedopracowanego produktu w ręce klienta to już z kolei wydatek niemożliwy do zmierzenia.

Ograniczenia projektu nie mogą odbijać się na jakości

Ograniczenia związane z zakresem, harmonogramem i budżetem projektu nie mogą odbijać się na jakości produktu końcowego. Dlatego tak istotne jest stałe jej monitorowanie, gdyż tylko w ten sposób praca może zostać odpowiednio wykonana. Kontrola jakości w trakcie realizacji projektu powinna następować stale i na każdym etapie. W przypadku znalezienia niedociągnięć należy od razu opracować środki zaradcze. Jeśli wystąpi konieczność pójścia na kompromis, należy podjąć starania, aby klient nie odebrał jego wyniku jako obniżenia jakości rezultatu końcowego.

Jakość dokumentacji ma wiele wspólnego z harmonogramem realizacji, jednak należy zaznaczyć, że dotrzymywanie terminów nie przekłada się na zwiększenie wartości produktu. Kontrola jakości nie jest przy tym elementem procesu, na którym warto oszczędzać. W ten sposób doszłoby do redukcji ilości czasu przeznaczonego na usunięcie usterek. Jakość to wartość nadrzędna, z której nie można rezygnować na rzecz zwiększenia zasięgu, lepszej terminowości czy obniżenia kosztów realizacji.

Kontrola jakości i jej wymagania

Audyt sprawdzający oczekiwania klienta, stosowanie odpowiednich standardów i definicje operacyjne to czynniki, które pozwalają opracować dokumentację wysokiej jakości. Powinno znaleźć się w niej miejsce na:

• struktury podziału zadań,
• zobowiązania,
• specyfikację,
• określenie działań na rzecz kontroli jakości,
• plan prac,
• wymienienie stron odpowiedzialnych za utrzymanie standardów.

Kontrola jakości może być przeprowadzana przez audytora będącego jednocześnie członkiem zespołu projektowego. Jednak kontrola własnych prac nie daje 100% skuteczności. Produkty muszą być sprawdzane w zgodzie ze specyfikacją, dlatego bardzo istotna jest jakość dokumentacji. Następnie zalecana jest aktualizacja, aby poddać korekcie i redukcji wszelkie występujące wady. Skuteczna kontrola jakości już na etapie przygotowania dokumentów pozwoli zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku i usprawni jej działanie. Systematyczny monitoring to najlepszy sposób na zidentyfikowanie potrzeb swoich obecnych klientów, jak i tych potencjalnych.

Nadzór jakościowy jest niezwykle ważny. Każdy defekt może generować bardzo duże koszty naprawy, a także opóźnienia. Stąd przy dużych i skomplikowanych projektach niezmiernie ważne jest wdrożenie przemyślanego procesu, który pozwoli od samego początku zadbać o jakość dokumentacji. Dzięki temu możliwe będzie upewnienie się, że praca została wykonana w odpowiedni sposób już za pierwszym razem.